Evita contratar a un mal proveedor para tu boda – 1a parte

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Esta es la primera parte de la serie titulada “Cómo encontrar al proveedor ideal para mi boda”. Porque se me retuerce el estómago cada vez que leo o escucho una nueva historia de terror de una novia que por culpa de un pésimo proveedor algo salió estrepitosamente mal y casi arruina la boda (o cuando menos ¡la salud mental de la novia!)

En la boda de mi mamá la florista escribió mal la fecha de la boda y el ramo nunca llegó. ¿Sabes qué hicieron las damas en la iglesia cuando se dieron cuenta? Tomaron las flores de los arreglos del pasillo y los amarraron con los listones metálicos que vienen en las cajetillas de cigarros ¡hablando de creatividad!

Hace mucho fui a una boda donde el proveedor de comida era muy malo. A muchos no nos tocó entrada. El plato fuerte llegó MUY frío. Las porciones eran insuficientes. ¡Los hielos se acabaron a la mitad de la fiesta! Sobra decir que saliendo de la boda, todos corrimos por unos tacos ¡porque moríamos de hambre! Y después de muchos años nos seguimos acordando de lo mal que la pasamos :((((

Mis fotógrafos me contaron de unos novios que le pidieron al cuñado que hiciera su banquete de bodas y a la mera hora los cocineros y ayudantes que él contrató no llegaron, por lo que toda la familia se metió a ayudar ¡horrible!

Hay novias a las que el de las invitaciones les quedó mal, entregó tarde o simplemente desapareció con el dinero. Al igual que modistas que han arruinado vestidos de novia.

La lista lamentablemente es interminable. Tengo experiencia en organización de eventos y desafortunadamente no es sólo en las bodas que algunos proveedores quedan mal. Es un mal generalizado. Hay personas súper éticas y que su trabajo es impecable. Y otras que o no son buenas en lo que hacen o son muy desorganizadas o simplemente su objetivo era estafar al cliente.

Coincido contigo en que quizás no tienes experiencia previa organizando eventos o contratando proveedores. El tema de cotizar, hacer preguntas, firmar contratos, verificar cláusulas de cancelación, entrega de anticipos, etc, es totalmente nuevo para tí. Con este artículo espero darte más información que te ayude a tomar decisiones respecto a quién integrarás a tu boda. Porque sí, los proveedores son parte fundamental en la organización y en el día mismo de tu boda. Si algo sale mal con uno de ellos te puede arruinar completamente el día. Y si todo sale bien, ellos son partícipes de un día espectacular. Te ayudan o te arruinan. Son vitales para que todo salga como tú quieras. Por muchos centros de mesa que armes en tu casa, o invitaciones que imprimas en tu oficina, invariablemente habrá algo que tengas que contratar porque no puedes hacerlo todo tú sola.

Así comienza esta serie: en esta primera parte veremos los pasos iniciales, antes de que siquiera empieces a buscar gente. Dicen que los cimientos son la parte más importante de una casa. Y así también con la planeación de una boda.

¡Comenzamos!

¿Sabes lo que en realidad estás buscando?

No siempre es culpa de los proveedores cuando algo sale mal. Muchas veces no cumplen las expectativas porque éstas ni siquiera habían sido platicadas claramente en un inicio. Antes de ponerte a buscar proveedores, siéntate a pensar ¿qué es lo que buscas en cada uno?

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Escribe con un alto grado de detalle qué buscas/qué quieres en cada uno, cuál es tu proveedor ideal, qué esperas de ellos, qué servicios quieres que te provean, por cuánto tiempo, con qué estética, bajo qué precio. Así antes de lanzarte a buscar a miles de pasteleros, ya sabes que quieres un sabor/pastel específico, por ejemplo. Puedes descartar a muchos desde un inicio siguiendo tus propios lineamientos. Y también después de cada cita o correo electrónico, puedes regresar a tu lista y ver si se acercan a tu ideal. Que no te “apantalle” nada más el bajísimo precio que te dieron. O te marearon una hora diciéndote lo maravillosos y experimentados que son. Regresa a tu lista ¿cuántos puntos cumple? Que no sea nada más la emoción de un bajo precio, o la química o recomendación de alguien lo que te lleve a firmar un contrato.

Te pongo como ejemplo lo que yo buscaba en mis fotógrafos (yo fui muy intensa con este tema porque me encantan las fotos y me parecía una de las prioridades en mi fiesta, pero no pretendo decir que todos deberían de tener el mismo número de exigencias para todos los proveedores jeje):

  • Que vivieran en el DF – área metropolitana. No quería pagar viáticos.
  • Que no pertenecieran a una agencia. Quería tener contacto directo desde el inicio con la persona que tomaría las fotos.
  • Que tuviera amplia experiencia en bodas. Que sus reseñas y comentarios en facebook o en fotos fuera impecable.
  • Que su precio total fuera por debajo de los 20 mil pesos mexicanos.
  • Que me cayeran bien, que fueran amigables y alivianados.
  • Que el mismo proveedor me diera la fotografía y video para el evento.
  • Álbums o cualquier cosa impresa no era importante para mí.
  • La foto era mucho más importante para mí que el video.
  • Que entregara un video corto y uno largo.
  • Que no sacara fotos con flash durante la fiesta. Que sus fotos fueran lo más naturales posibles. Nada de poses. Nada de cosas forzadas. Cero cursis. El color tenía que ser primordial. Manejo de luz. Encuadres. Originalidad. Saber estar en el momento. Buenas fotos con poca luz o de noche. Muy buenas fotos en la pista de baile.

Ahora quizás entiendas por qué contacté a casi 30 proveedores de foto hasta que dí con el ideal. Jaja. Pero ¿sabes? no me arrepiento, porque cada momento que pasé con ellos fue muy divertido y el trabajo que recibí fue exactamente lo que estaba buscando y no tengo ningún “hubiera” en mi cabeza.

Entiende cuál es tu presupuesto

¿Cuánto vas a gastar en cada cosa? ¿Y qué debe incluir? ¿Cuánto es lo máximo que podrías desembolsar?

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Por ejemplo. No es lo mismo decir “quiero un DJ de 10 mil pesos” que saber que por esos 10 mil pesos ya quieres que te incluyan las 5 horas extras que quieres, más la planta de luz porque te casas en jardín, más los gastos de transporte porque lo quieres traer de otro lado, y que además te traigan los globos/sombreros/máscaras que no quieres ir a comprar por tu lado. Tienes que tener en cuenta todo lo que debe incluir ese dinero que estás apartando para cada uno. Para que no se te salga del presupuesto planeado tu boda. Y para que puedas llegar con tu proveedor con una clara idea de lo que tienes pensado invertir.

¿De verdad tienes tiempo para buscar proveedores?

Buscar proveedores (buenos) puede ser una labor titánica. Porque agárrate. No es nada más buscarlos. Es además hacer cita con cada uno de los candidatos, investigarlos, pedir referencias y vaya, una serie de pasos que vamos a tocar en los siguientes post de la serie. Y la verdad, no todas tenemos el tiempo para hacer todo esto. Eso no tiene nada de malo. Hay chavas que están tratando de conjugar trabajo, la maestría, un negocio los fines de semana, cuidar a la abuelita, organizar una boda y ¡mil cosas al mismo tiempo!

Y por eso Dios inventó a las wedding planners :))) Si tu tiempo es más bien escaso, considera contratar a una. Esto te dará varias ventajas: tratar con una sola persona, que una profesional que ya ha estado mucho tiempo en la industria te recomiende y contrate a los proveedores ideales para tí, que te ayude a decirte qué va después de qué, qué hacer y qué no, el minuto a minuto del día, si se te está olvidando algo, recomendaciones, confirmaciones de invitados y muchas cosas más.

Claro que como cualquier profesional, ella cobra y quizás al inicio te suene a que será un gasto extra. Pero sí tienes que considerar cuánto vale tu tranquilidad durante los próximos meses. Cuánto vale el tiempo que no pasarás dando vueltas por toda la ciudad buscando cosas. Equivocaciones que quizás cometas si lo haces sola, o si un proveedor te falla, además del tiempo perdido. Y así determines si compensa o no el pago de sus honorarios.

Ten segura una fecha antes de empezar

Si aún no tienen una fecha concreta, está bien ir viendo cosas e investigar, pero en realidad no puedes llegar muy lejos aún si no tienes idea de qué fecha será. No sabes si los proveedores que estás viendo ahorita estarán disponibles y si a la larga será una pérdida de tiempo.

Tuve la experiencia de que fotógrafos de plano casi que ni me querían seguir mandando emails porque me insistían en que “cuando tengas tu fecha vemos todos los detalles”, ni querían dedicarle mucho tiempo a una cotización que nadie sabía si podrían trabajar (porque me casé en temporada alta).

¿Cómo visualizas tu boda?

Si ya bajaste la Guía para organizar tu boda paso a paso entonces seguramente ya pasaste por el tema de visualizar tu boda y determinar cómo la quieres. Si muy relajada, formal, tradicional, moderna, de Harry Potter, etc. Esto te ayudará muchísimo a tomar decisiones a la hora de buscar a tu proveedor ideal. Por ejemplo, vi un DJ que usaba un piano falso para mezclar su música. Un piano gigante blanco. Yo sabía bien que mi boda no tenía ese estilo y ni de chiste quería tener algo así enfrente de la pista de baile. Ese tipo de cosas te ayudan a descartar de inmediato un proveedor antes de que siquiera hagas una cita con él/ella.

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Hemos terminado con los primero pasos a tomar, antes de ponerte a buscar a los que serán, tus proveedores de boda. No te pierdas la segunda parte que tocará el tema de dónde y cómo buscar a estos proveedores.

Si tienes algún comentario o pregunta ¡no dudes en dejar un comentario aquí abajo! O comparte este post con una futura novia que se sienta un poco perdida :)))

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